Was tun bei Erhalt einer Abmahnung?

arbeitsrechtdie Abmahnung ist wie eine gelbe Karte, die der Arbeitgeber gegenüber dem Arbeitnehmer ziehen kann, wenn er mit der Leistung oder dem Verhalten des Arbeitnehmers nicht (mehr) zufrieden ist. Im Gegensatz zur bloßen Ermahnung, welche arbeitsrechtlich keine Relevanz hat, kann die Abmahnung für den Fall weiterer Verstöße Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis haben.

Die Bedeutung der Abmahnung

Die arbeitsrechtliche Abmahnung dient dazu, dem Arbeitnehmer eindringlich zu verdeutlichen, dass der Arbeitgeber mit einem bestimmten Verhalten oder einer bestimmten Leistung des Arbeitnehmers nicht (mehr) einverstanden ist und der Arbeitnehmer im Wiederholungsfall mit weiteren Konsequenzen, gegebenenfalls mit der Kündigung des Arbeitsverhältnisses zu rechnen hat. Mitte der Abmahnung erhält der Arbeitnehmer nochmals die Gelegenheit, sein arbeitsvertragswidriges Verhalten zu ändern, abzustellen oder auch anzupassen. Nimmt der Arbeitnehmer diese Gelegenheit nicht wahr, sondern kommt es zu weiteren gleichartigen Verstößen, kann der Arbeitgeber aufgrund der zuvor ausgesprochenen Abmahnung eine verhaltensbedingte Kündigung aussprechen. Die Abmahnung entspricht daher der Vorstufe zur verhaltensbedingten Kündigung. Da die Kündigung des Arbeitsverhältnisses die drastischste Maßnahme darstellt, muss einer verhaltensbedingten Kündigung in der Regel eine Abmahnung wegen eines gleichartigen oder zumindest ähnlichen Verstoßes des Arbeitnehmers vorangegangen sein. Ohne vorherige Abmahnung ist eine verhaltensbedingte Kündigung in der Regel schon aus diesem Grunde unwirksam.

Im Falle eines Pflichtverstoßes des Arbeitnehmers muss sich der Arbeitgeber entscheiden, ob er das Verhalten abmahnt oder, falls dies nach den oben erwähnten Grundsätzen möglich ist, eine Kündigung ausspricht. Entscheidet sich der Arbeitgeber für eine Abmahnung, kann er wegen desselben Pflichtverstoßes keine Kündigung mehr aussprechen, da er dadurch dem Arbeitnehmer zeigt, dass er ihm nochmals eine Chance geben möchte. Kündigungsrechtlich ist daher der Pflichtverstoßes aufgrund der Abmahnung „verbraucht“.

Für den Ausspruch einer Abmahnung bestehen keine besonderen Formvorschriften, so dass diese auch mündlich ausgesprochen werden kann. Aus Sicht des Arbeitgebers ist dies allerdings nicht zu empfehlen, da die Abmahnung bestimmte inhaltliche Anforderungen erfüllen muss, die der Arbeitgeber im Falle einer mündlich ausgesprochenen Abmahnung im Streitfall nur schwer beweisen kann.

Es gibt keine konkrete Frist, innerhalb welcher eine Abmahnung ausgesprochen werden muss. Die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts verlangt vielmehr, dass eine Abmahnung zeitnah ausgesprochen werden muss, nachdem der Arbeitgeber Kenntnis vom Pflichtverstoßes Arbeitnehmers erlangt hat. Eine bestimmte Frist hat der Arbeitgeber grundsätzlich nicht einzuhalten. Erfolgt die Abmahnung erst viele Monate später, geht der Arbeitgeber das Risiko ein, dass dies zur Unwirksamkeit der Abmahnung führt, wenn er zur Begründung hierfür keine besonderen Umstände anführen kann. Ein Grund hierfür kann zum Beispiel sein, dass der Arbeitgeber nach erlangter Kenntnis des Pflichtverstoßes diesen längeren Zeitraum benötigte, um weitere Nachforschungen anstellen zu können. Dann kann die Erteilung einer Abmahnung auch noch nach mehreren Monaten zeitnah sein. Maßgeblich ist hier der Einzelfall.

Wann ist eine Abmahnung unwirksam?

Die vom Arbeitgeber ausgesprochene Abmahnung kann aus vielen Gründen unwirksam sein, so dass hier nur die wichtigsten Beispiele exemplarisch aufgezeigt werden können.

– Der Sachverhalt ist zu unbestimmt beschrieben

Der Arbeitgeber muss in der Abmahnung zunächst den Sachverhalt detailliert beschreiben. Erforderlich hierzu ist, dass der Arbeitgeber den genauen Zeitpunkt des Pflichtverstoßes (Tag, Uhrzeit) benennt und so konkret wie möglich das fehlerhafte Verhalten des Arbeitnehmers schildert, dass ein unbeteiligter Dritter allein anhand der Abmahnung erkennen und verstehen kann, was dem Arbeitnehmer konkret vorgeworfen wird (sog. Hinweisfunktion). Bereits an dieser Stelle scheitern schon viele Abmahnungen, da der Sachverhalt nicht präzise genug geschildert wird.

– Der arbeitsvertragliche Pflichtverstoß wird nicht genannt

Damit der Arbeitnehmer weiß, gegen welche Arbeit vertragliche Pflicht er durch sein Verhalten verstoßen hat, muss diese in der Abmahnung auch genannt werden. Nur so besteht eine Verknüpfung des zu Grunde liegenden Sachverhalts mit dem Pflichtverstoß, so dass der Arbeitnehmer zukünftig weiß, wie er sich richtig zu verhalten hat (sog. Warnfunktion). Fehlt diese Verknüpfung, geht die Warnfunktion der Abmahnung ins Leere, so dass auch dies die Unwirksamkeit der Abmahnung zur Folge hat.

– Kein Hinweis auf mögliche Kündigung im Wiederholungsfall

Mit der Abmahnung muss zwingend der Hinweis erfolgen, dass der Arbeitnehmer im Wiederholungsfall mit weiteren arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur Kündigung zu rechnen hat. Dieser Hinweis soll dem Arbeitnehmer nochmals den „Ernst der Lage“ verdeutlichen. Fehlt dieser Hinweis, ist die Abmahnung unwirksam.

– Der Arbeitgeber lässt sich zu lange Zeit

Nachdem der Arbeitgeber von dem Pflichtverstoß Kenntnis erlangt hat, musste er die Abmahnung zeitnah aussprechen, da andernfalls der Arbeitnehmer nicht mehr damit rechnen muss, für den zurückliegenden Pflichtverstoß eine Abmahnung zu erhalten. Als zeitnah wird von der Rechtsprechung in der Regel noch ein Zeitraum von 2-3 Wochen angesehen. Erfolgt die Abmahnung später, muss der Arbeitgeber besondere Umstände hierfür anführen. Führt der Arbeitgeber an, dass er weitere Nachforschungen anstellen musste, prüft das Arbeitsgericht, ob diese weiteren Nachforschungen den längeren Zeitraum tatsächlich rechtfertigen. Ist dies nicht der Fall, ist die Abmahnung unwirksam.

– Es handelt sich um einen geringen oder erstmaligen Pflichtverstoß

Da die Abmahnung im Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen haben kann, rechtfertigt nicht jeder Pflichtverstoß gleich den Ausspruch einer Abmahnung. Handelt es sich nur um einen geringen Pflichtverstoß und hat der Arbeitnehmer sich zuvor noch nichts zu Schulden kommen lassen, kann der Ausspruch einer Abmahnung unverhältnismäßig sein und auch aus diesem Grunde zur Unwirksamkeit führen.

 Fehlende vorherige Anhörung des Arbeitnehmers

Nach einer überwiegenden Auffassung muss ein Arbeitnehmer vor Ausspruch einer Abmahnung nicht angehört werden. Von einigen Arbeitsgerichten wird dies allerdings anders beurteilt, so dass eine unterlassene vorherige Anhörung zur Unwirksamkeit der Abmahnung führen kann.

 Fehlende Unterschriftberechtigung des Abmahnenden

Nicht jeder beim Arbeitgeber beschäftigte Mitarbeiter ist zum Ausspruch einer Abmahnung berechtigt. Unproblematisch ist dies beim Geschäftsinhaber oder beim Geschäftsführer. Auch ein Personalleiter eines Unternehmens wird zum Ausspruch einer Abmahnung bevollmächtigt sein. Häufig werden Abmahnungsschreiben aber auch lediglich von Personalreferenten oder auch von einfachen Sachbearbeitern unterschrieben. In diesen Fällen kann die Abmahnung unwirksam sein, weil diese Personen zum Ausspruch einer Abmahnung nicht berechtigt sind oder diese nur „im Auftrag“ unterschreiben. Ist dem Abmahnungsschreiben keine entsprechende Vollmacht beigefügt, kann diese gegenüber dem Arbeitgeber unverzüglich als unwirksam zurückgewiesen werden.

Wie wehre ich mich gegen eine unwirksame Abmahnung?

Gegen eine unwirksame Abmahnung kann sich der Arbeitnehmer gerichtlich wehren. Diesem steht ein Anspruch zu, dass die Abmahnung widerrufen und aus der Personalakte entfernt wird, so das der Arbeitgeber keine weiteren arbeitsrechtlichen Konsequenzen hieraus ableiten kann. Eine Frist, innerhalb welcher der Arbeitnehmer dies gelten machen muss, existiert grundsätzlich nicht. Folglich kann der Arbeitnehmer die Unwirksamkeit der Abmahnung erst dann gelten machen, wenn der Arbeitgeber im Wiederholungsfall eine verhaltensbedingte Kündigung ausspricht. Stellt sich dann die Unwirksamkeit der Abmahnung heraus, ist auch die darauf beruhende Kündigung unwirksam.

Wenn der Arbeitnehmer allerdings die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte gesondert geltend machen möchte, so sollte er beachten, ob in seinem Arbeitsverhältnis Ausschlussfristen bestehen, welche vorsehen, dass der Arbeitnehmer Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis innerhalb einer bestimmten Frist geltend zu machen hat. Diese Fristen ergeben sich zumeist entweder aus dem Arbeitsvertrag selbst oder aus einem dem Arbeitsvertrag zu Grunde liegenden Tarifvertrag.

Bislang galt der Grundsatz, dass der Arbeitnehmer eine zu recht erteile Abmahnung spätestens nach Ablauf von 2 Jahren aus der Personalakten zu entfernen hatte. Nach einer aktuelle Rechtsprechung des BAG im Jahre 2012 kann der Arbeitnehmer dies aber nicht per se aufgrund des Zeitablaufs verlangen. Vielmehr sind die Umstände des Einzelfalls, insbesondere die Schwere des gerügten Fehlverhaltens entscheidend. Je schwerer eine Pflichtverletzung wiegt, desto länger kann sie für die Beurteilung der Führung, der Leistungen und der Fähigkeiten des Arbeitnehmers und ggf. für seine Vertrauenswürdigkeit von Bedeutung sein. Ein auf nur geringer Nachlässigkeit beruhender Ordnungsverstoß kann seine Bedeutung für das Arbeitsverhältnis deutlich eher verlieren als ein Fehlverhalten, welches geeignet ist, das Vertrauen in die Integrität des Arbeitnehmers erheblich zu beeinträchtigen. Auch eine schwere Pflichtverletzung im Leistungsbereich wird ein Interesse des Arbeitgebers an einem Verbleib der Abmahnung in der Personalakte angesichts der Möglichkeit, die Qualität der Arbeitsleistung und die Befähigung des Arbeitnehmers für höherwertige oder andere Tätigkeiten beurteilen zu müssen, für längere Zeit begründen können (BAG 19. 07. 2012 – 2 AZR 782/11).

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